2019/05/16

20回超えのイベント参加で学んだブース出展の秘訣

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転職ドラフトがイベント参加をはじめて初めて早3年、大小合わせて20以上のイベントに参加してきました。
おかげさまで今では、行列ができたりTwitterで投稿してもらえたりと、何かと盛り上がるブースに成長してきました。

しかし、ここに至るまでの道程は平坦ではありませんでした。
最初の頃は右も左も分からなかったので、不織布で仕立てられたテーブルクロスとたった1種類のステッカーを携えてイベントに参加。

あまりにも貧相な見た目だったので、後日の反省会の議事録には「葬式っぽさを打ち消すことが急務だ」と書かれていたほどです。

そこで今回は、 転職ドラフトがイベント出展に対してPDCAを回した結果 わかった、 ブースに人を集める4つの秘訣をご紹介します。

イベント出展を考えている担当者さんの参考になれば幸いです。

ビギナー向けブース出展の秘訣

その① : テーブルクロスとスタンドバナーを用意する

イベント会場で「どうしてあそこのブースは人気なんだろう?」と不思議に思うこともあるはず。

私たちも気になるブースを偵察しながら発見したのですが、人が集まるブースはやっぱり装飾に華があるんです。
POPやノベルティでブースを賑やかにすると、人はつい足を止めてしまうもの。

とはいえ、たくさんのノベルティを用意できるほど、予算が割けないというお悩み、とてもよく分かります。

そこでまずは、 テーブルクロスとスタンドバナー を最低限用意するのがオススメです。

テーブルクロスで長机を飾れば、ブースの「オフィシャル感」が出るし、さらにバナーを立てれば、遠くからの認識度もアップ。

ちなみにバナーを作る際に気をつけたいのが、 ひと目で見てサービス名が分かるくらいシンプルなデザインにすること です。

偉そうに言っている私たちも、最初の頃はオシャレなデザインにこだわり過ぎた結果「で、何のサービスなんですか?」と聞かれることが多々ありました…。

その②:笑う門には“人”来る

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※やっぱりニコニコしているブースにはついつい足が向きますよね。頑張って笑顔でお迎えするチームメンバーの図

当たり前かもしれませんが、ブースに人を集めるために大切なのは 「話しかけられやすい雰囲気」を作ること です。
まだイベントに参加したばかりの頃の転職ドラフト運営陣の議事録にはこんなメモが残されていました。

接客のNGリスト
・携帯いじり(暇つぶしなんだろうけど、周りから見ると何か仕事があるのかのように見える)
・PCいじり(同上)
・ぶすっとしてる

人がまばらだとついつい現場でPCを出してカタカタ…なんてこともしがちです。これもブースへの近づきにくさにつながるので、他の業務は割り切ってイベントに専念しましょう。

一方で、こんなメモも。

接客のGOODリスト
・積極的な声掛け
・愛想良く挨拶
・「ぜひ#{ノベルティ名}貰って下さい」って声かける

積極的な声かけに関しては、 ショップ店員になったつもりで「目が合う人」を探す ようにしています。

ずっとブースで応対をしていると、放っておいてほしそうな人、話を聞いてくれそうな人がだんだん分ってくるもの。

中でもこちらから話しかけたときに、しっかりと目を見て返事をしてくれる方とは、話が弾みやすい傾向です。

ちなみに他のブースでもアンケートに協力している人は、イベント全体への積極度が高め。自分たちのブースにも寄ってもらえる可能性も高いです。
そんな人を見極めながら話しかけると、呼び込みに成功しやすかったりします。

ニコニコすることにプラスして大切なのが 「ここのスタッフはしっかりブースを運営している」という空気づくり です。

たとえば、配布資料やノベルティをこまめに整理するようなしぐさをしていると、イベントにちゃんと参加しようとしていることを感じ取ってもらえます。
そんな風にささいなことで、「ちゃんとしている雰囲気」をぐっと高めることができるのです。

転職ドラフトの場合はノベルティの種類が多いため、用事がなくてもブースの前に出てステッカーなどを整理していると、通りすがりの方に声をかけてもらえることもしばしばあります。

その③:来場者を徹底的に想像する

サービスやプロダクトの認知が低いイベントでは、集客にもひと苦労です。

そんな時は、 事前にどんなイベントなのか、そしてどんな特徴の方が多く来場されるのかを入念に調べる ようにしています。

例えばツイッターと親和性が高いイベントなら、ハッシュタグを追いかけたくなる仕掛けを作ってみるのもいいかもしれません。
イベント会場にいそうなツイッターアカウントには、積極的にいいねをするのもオススメです。

成功例と言えるかはわかりませんが、2年前から転職ドラフトではゲーム系のカンファレンスである「CEDEC」でもスポンサーをしています。

そこで、CEDECというゲームイベントに参加する際に「ゲームが好きな人がワードは興味を示してくれる文脈は何だろう?」と思案。

その結果、こんな「無課金ガチャ」という1回だけ回せる無料ガチャポンを用意したところ、ブースに長い列ができるほど人気に!

まずは運営陣で 「現場でウケるワードって何だろう?」 を一つの軸に考えてみた結果、「ゲームのイベントにあえてアナログなガチャを設置したらどうか」というアイデアが生まれたのでした。

その他、地方で開催されるイベントなら方言にちなんだノベルティを用意すると、参加者の喰い付きがよくなったりもします。

以前広島のRubi Kaigiに参加した際、POPを広島弁で書いた所「僕も広島出身なので、気になりました\(^o^)/」と声を掛けてもらえたこともありました。

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その④:ご近所付き合いを大切に

イベントに参加すると、近隣のブースとはどんな付き合いをするべきか悩みますよね。

たとえ面識のない方でも一緒にイベントを盛り上げる仲間だ と考えるスタンスがけっこう重要です。

時間があれば、周囲の出展者に挨拶まわりに行くとなおよしです。

自分たちのノベルティをお土産に持って遊びに行くと、お返しに自分たちのブースへ足を運んでもらえることも多く、時にはツイッターで投稿していただくことも。

なかには営業担当者に足を運んでいただき、転職ドラフトを得意先候補に挙げてくれた!というありがたい出来事もありました。

イベントハックグッズをご紹介

イベント出展当日に 「あ〜アレを持ってくればよかった…」 なんて思うこともしばしば。
ささいなアイテムが、会場では大きな力を発揮してくれることも多々あります。

ここでは、イベントにたくさん参加してきた私たちがオススメしたい 便利グッズ をご紹介します。

MサイズとLサイズのクリップ

テーブルクロスの寸法はばっちりなのに、長机が厚くてテーブルクロスをキレイにかけらないという事態、実は多いんです。

イベントに使われる長机の幅は分かっても、どのくらいの厚さなのかは、現場に行って実物を見てみないと分かりません。

不測の事態を避けるためにも、私たちは 当日にMサイズとLサイズのクリップ を用意。
これならたとえ分厚い長机を用意されても、テーブルクロスをバッチリ固定できるんです。

養生テープ

チラシをテーブルに貼り付けたりバナーに目立つPOPを貼り付ける目立たないバナーを補強したりなど、イベントでは何かとテープを使いたくなるシーンが多いものです。
ここでガムテープを多用しがちですが、見た目を損なうのであまりオススメできません。

そこで役立つのが養生テープです。
ガムテープと比べて、たくさん貼ってもキレイ なので、イベント出展時は必ず小道具リストに入れています。

特に転職ドラフトの認知度が高くないイベントでは、現地の様子からウケそうなPOPを考え、その場で作ることも(!)

その場で作成したPOPを貼り付けるのにも、養生テープは欠かせません。

ボールペン

ここだけの話、イベント出展時になんだかんだ毎回ボールペンを忘れてしまい、その度に反省しています。

特に、 現地からオフィスへと発送する荷物の伝票を書く時 にとっても困ります。
「でも、ノベルティとしてボールペンを配ってるブースはあるはず!」と会場を彷徨うのですが、案外ボールペンを配っているブースは少なく…。

これ、案外「ブース出展あるある」らしく、近隣の出展者同士でボールペンを貸し合うことも少なくありません。

イベント参加前/当日の確認チェックリスト

ここまで読んで頂いて、イベントに参加するイメージが掴めてきましたでしょうか?
ブースをしっかり成功させるには、事前の準備が大切です。
特に下記の項目は、イベントへの参加を申請した際にきちんと確認しましょう。

【ブース関連】
・ブースの大きさ
・椅子の有無
・ネット回線の有無
・バックボードの有無
・スタンドバナー/のぼりをおいてもいいか

【配布物関連】
・飲食物はNGなど制限はあるか

【搬入関連】
・搬入物の送付先
・送付締切
・平置き資料の置き場はあるか

上記の確認事項をチェックした上で、転職ドラフトはイベント当日に何を持っていくか、それとも事前に搬入するかを決めます。

【当日の必須アイテム】
・テーブルクロス
・テーブルフラッグ
・スタンドバナー
・ポスター
・配布物
・PC
・モニター
・マルチタップ
・カメラ
・ビニール袋
・輪ゴム
・両面テープ
・名刺入れ
・クリップ
・養生テープ
・ボールペンなどの筆記用具

こんなにたくさんのものを購入するための予算をどうやって割いてもらおうとお悩みの方も多いはずです。

ここで、私達が チームメンバーに納得して予算を割いてもらうために工夫している「予算会議の進め方」 もご紹介しますね。

予算会議の進め方

予算を拡大させるコツは、会議に持っていく説得材料と、会議を開くタイミングにあります。

まずはイベント当日にいろんなブースを廻り、それぞれのブースの良い所や悪い所を観察しながら 「こうすれば目立つブースが作れる」という説得材料を用意 しましょう。

写真を撮影して記録を残す工夫をすれば、会議でも周囲からの理解を得やすくなります。

また、イベントに参加した熱が冷めないうちに予算の話を持ち出すのがベター。
なので、 イベント反省会と称して予算会議にこじつける のがオススメです。

当日は説得材料を参照しながら「目立つブースを生み出すために、どうしてもこの設備がほしい!」ということを熱意を持って伝えましょう。

費用を捻出する意義をチーム全体に理解してもらいながら、 その場で予算を組んでしまうくらいの勢いが大事 だったりします。

まとめ:大切なのはイベント全体を盛り上げる意思

ここまで、イベントブース出展を盛り上げる秘訣をご紹介してきましたが、なんだかんだで一番大切なのは 「他の参加企業と一緒にイベント全体を盛り上げよう!」 という気持ちです。

イベントを盛り上げるために困っているブースに手を貸すなど、お互いが助け合うことが、結果自分たちのブースの集客に繋がったりするもの。

他の出展者さんと交流する中で「ウチはこうしていますよ」と有益なアドバイスをいただくことも少なくありません。

今回こんな記事を書いてみたのにも、そんな背景がありました。みんなで盛り上げる楽しいイベントこそ、集客成功のカギ!

イベント会場で転職ドラフトのブースを見つけたら、是非気軽に遊びに来てくださいね。

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